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對(duì)分散備件的管理方法
資料整理:成都華標(biāo)企管 蔣良君

【網(wǎng)友(fanson1988)】問:有什么方法可以對(duì)分散的設(shè)備備件進(jìn)行管理?

我們公司有很多設(shè)備要管理,而且分散在多個(gè)分公司,但企業(yè)管理系統(tǒng)當(dāng)時(shí)開發(fā)的時(shí)候沒有設(shè)備管理的模塊,現(xiàn)在只能有各個(gè)分公司的專人要管理,但時(shí)常出現(xiàn)這些用品數(shù)量有出入的問題,導(dǎo)致隔一段時(shí)間就需要進(jìn)行長時(shí)間的核對(duì),有沒有什么方法可以有效管理這些設(shè)備和用品?

【成都華標(biāo)企管 蔣良君 】回復(fù):
以下的改善思路,可你供參考:

你的主要問題是多個(gè)分公司,對(duì)設(shè)備備品備件的數(shù)量,存在帳物不符,或帳與帳不符,這個(gè)數(shù)量的差異,通常易出問題的環(huán)節(jié)是入庫、領(lǐng)用、分公司車間級(jí)的臨時(shí)儲(chǔ)存?zhèn)浼?、備件更換。

1.首先,你要診斷下你的出入庫管理是否存在漏洞。零部件入庫,除了收貨員外,最好有人監(jiān)督抽查入庫備品備件的數(shù)量和質(zhì)量驗(yàn)收。

2.對(duì)于公司(一級(jí)庫)、分公司(二級(jí)庫)的備品備件庫,你要檢查下,是否有落實(shí)及時(shí)、正確記錄物品出入庫的數(shù)據(jù)?是否落實(shí)日常循環(huán)盤點(diǎn)?是否有人定期去庫房抽查數(shù)量?

3.對(duì)于分公司下面的車間(三級(jí)庫),是否存在小的備件庫或方便車間現(xiàn)場(chǎng)用的備件,若有,你則應(yīng)設(shè)計(jì)一個(gè)備品備件統(tǒng)計(jì)表(你若沒有可找我提供),要求各分公司必須把車間級(jí)的備件數(shù)量管起來,分公司管物的數(shù)量,實(shí)際物品由車間管理,但也必須嚴(yán)格按備件出入庫制度管理。
提示:
1) 對(duì)車間級(jí)的備件,分公司設(shè)備管理部門也應(yīng)每月進(jìn)行抽查,以督促車間能做好備件的數(shù)量管理。
2 ) 若有修復(fù)可再用的備件配件,也應(yīng)登記,但必須注明是修復(fù)件。

4.對(duì)于維護(hù)、維修、定期換件所需的新備件,在更換時(shí),必須由設(shè)備使用單位的人員確認(rèn)備件更換數(shù)量,更換下來的舊品,也必須進(jìn)行登記(以便好核對(duì)出庫的新品與舊品數(shù)量的真實(shí)性)。

5.你目前還沒有用軟件進(jìn)行備品備件管理,先可用好EXCEL,若你公司的網(wǎng)絡(luò)有聯(lián)網(wǎng),則可設(shè)置一個(gè)共享文件夾,并設(shè)置好文檔密碼(非本人不可編輯),這樣,也方便公司層能隨時(shí)查閱。
6.要求各分公司必須確保賬物相符,帳帳相符,每周輪流核對(duì)。發(fā)現(xiàn)異常時(shí),可按公司的管理程序進(jìn)行調(diào)帳。

7.所有的備品備件,一個(gè)物品,必須確保其編碼的唯一性。(非常重要)

作為公司,若要管控好全公司及各分公司的備件,還是建議你在原系統(tǒng)的基礎(chǔ)上增加備件管理的專用模塊,若需要另外購買備件管理模塊,你應(yīng)考慮到數(shù)據(jù)庫的接口。

以上幾個(gè)環(huán)節(jié),你還必須有相應(yīng)的管理制度,核心的是考核辦法,應(yīng)具體寫明,不按要求執(zhí)行的應(yīng)如何考核。要有執(zhí)行、有檢查、還要有人監(jiān)督檢查者是否按要求的時(shí)間做好了檢查工作。

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【提問者評(píng)價(jià)】:非常感謝,提供了不錯(cuò)的思路。

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