精細(xì)量化管理OPE模式
文‖謝天慧 四川理工學(xué)院經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院
關(guān)鍵詞:吳忠儀表 精細(xì)管理 目標(biāo)管理 激勵(lì)機(jī)制 計(jì)劃管理 OPE管理
目標(biāo)管理不會(huì)自動(dòng)實(shí)現(xiàn),必須把目標(biāo)細(xì)化到每一年、每一月、每一周、每一日,同時(shí)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)要從細(xì)節(jié)上尋找方法。吳忠儀表股份有限公司(簡(jiǎn)稱吳忠儀表)根據(jù)企業(yè)自身實(shí)際,提出了強(qiáng)化管理的具體手段,即推行“目標(biāo)確保、計(jì)劃倒拉、精效為本(Objectives insurance、Plan analysis、Excelsior ultimate,簡(jiǎn)稱 OPE)”為主線的管理提升方法,以此來(lái)構(gòu)筑吳忠儀表二次發(fā)展的平臺(tái)。
一、OPE 管理的設(shè)計(jì)思路
OPE 管理的指導(dǎo)思想是,通過(guò)建立 OPE 管理模式,以市場(chǎng)及管理方針目標(biāo)為一切工作的導(dǎo)向,對(duì)承擔(dān)公司各項(xiàng)工作的載體——每一個(gè)部門、每一位員工的月、周以至日的工作進(jìn)行逐步細(xì)化落實(shí)、督導(dǎo)、控制、考核和激勵(lì),提高企業(yè)各項(xiàng)工作有效完成的保證度,使組織各項(xiàng)目標(biāo)的落實(shí)完成能橫向到邊、縱向到底,及時(shí)有效,以推進(jìn)企業(yè)職業(yè)化、規(guī)范化進(jìn)程。
OPE 管理遵循事事閉環(huán)、效率與效果并重、目標(biāo)比較和整體優(yōu)化的原則。其核心內(nèi)涵包括 :
目標(biāo)確保。公司各級(jí)責(zé)任人按照 OPE 計(jì)劃分解流程的要求,將各自管理目標(biāo)細(xì)化。
計(jì)劃倒拉。公司總目標(biāo)按目標(biāo)管理法分解為各部門的子目標(biāo),部門子目標(biāo)進(jìn)而細(xì)化分解落實(shí)到每個(gè)員工,成為個(gè)人目標(biāo),從而使公司的指令和任務(wù)傳達(dá)到公司的每一個(gè)角落,公司的總目標(biāo)落實(shí)到具體的每個(gè)責(zé)任人身上,形成公司整體“系統(tǒng)規(guī)范、橫向到邊、縱向到底”的目標(biāo)分解系統(tǒng)。
精效為本。精,包含兩層含義,一是在工作目標(biāo)上要精益求精 ;二是在工作素質(zhì)上要精于提高。效,主要表現(xiàn)在,一是效率,公司各部門、每一位員工在完成工作目標(biāo)時(shí)必須追求高效率,工作不拖泥帶水 ;二是效果,所做的每一件事情都必須閉環(huán)管理,有結(jié)果,不做無(wú)用功。
二、OPE 實(shí)施的核心——PDCA
閉環(huán)管理程序OPE 管理實(shí)施要有效果,就必須針對(duì)每一個(gè)管理目標(biāo),以“目標(biāo)確保、計(jì)劃倒拉、精效為本”的內(nèi)涵為根本,不斷進(jìn)行管理循環(huán)——即做出計(jì)劃,執(zhí)行計(jì)劃,檢查和控制計(jì)劃執(zhí)行的過(guò)程和結(jié)果,進(jìn)行總結(jié)。只有不間斷的 PDCA 循環(huán),才能使公司的各項(xiàng)管理活動(dòng)得到推動(dòng)、落實(shí)和不斷提高,達(dá)到螺旋式上升。
1.計(jì)劃
OPE 管理首先從計(jì)劃編制入手,規(guī)范計(jì)劃編制方法,使計(jì)劃真正發(fā)揮作用,即明確工作內(nèi)容和重點(diǎn),可操作,作為控制基礎(chǔ)和依據(jù)保障目標(biāo)實(shí)施。吳忠儀表首先按照“計(jì)劃倒拉”建立了四級(jí)計(jì)劃管理體制——公司級(jí)計(jì)劃、部門級(jí)計(jì)劃、處室(車間)級(jí)計(jì)劃、個(gè)人計(jì)劃,層層分解,責(zé)任到人。其次,在計(jì)劃編制內(nèi)容上要求各部門確定工作目標(biāo)要點(diǎn)時(shí)從以下六個(gè)方面進(jìn)行細(xì)化(以部門計(jì)劃為例):
(1)公司年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)在本部門本期分解目標(biāo) ;
(2)本部門本期工作重點(diǎn) ;
(3)本部門對(duì)公司各項(xiàng)決議的執(zhí)行計(jì)劃 ;
(4)對(duì)本部門工作中存在問(wèn)題的改進(jìn)計(jì)劃 ;
(5)本部門管理工作中的創(chuàng)新計(jì)劃 ;
(6)需要其他部門配合完成的工作。
這樣就形成自上而下、自下而上、縱橫交匯的計(jì)劃網(wǎng)絡(luò),使管理真空在一次次的 PDCA 循環(huán)中不斷縮小。
同時(shí),為了進(jìn)一步確保計(jì)劃的可執(zhí)行性,還對(duì)各部門工作計(jì)劃編制規(guī)范提出以下要求 :
首先工作量及時(shí)間進(jìn)度安排符合科學(xué)、合理化要求 ;其次各項(xiàng)工作任務(wù)盡量做到量化、細(xì)化,并明確規(guī)定主管人、責(zé)任人、配合人、檢查考核人、時(shí)間進(jìn)度、預(yù)期達(dá)到的狀態(tài)或成效,到計(jì)劃內(nèi)的每件事都有專人負(fù)責(zé),使目標(biāo)考核有據(jù)可循 ;再次工作計(jì)劃安排按以下指標(biāo)排序 :重要性、緊急性、預(yù)期效果大?。◤拇蟮叫。?。
2.執(zhí)行
執(zhí)行環(huán)節(jié)是核心,OPE 管理對(duì)計(jì)劃執(zhí)行提出了明確的標(biāo)準(zhǔn)——5W2H(見圖 1)。要求吳忠儀表的所有員工,上至總經(jīng)理下到普通工作人員都十分清楚自己每天應(yīng)該干什么、干多少、按什么標(biāo)準(zhǔn)干、要獲得什么樣的結(jié)果,從而保證了企業(yè)各項(xiàng)工作的目的性和有效性,減少了浪費(fèi)與損失。同時(shí) OPE 管理還要求通過(guò)這樣不間斷的計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程,逐步實(shí)現(xiàn)以下管理目標(biāo) :
(1)運(yùn)用計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制、協(xié)調(diào)等管理技巧,確保計(jì)劃按時(shí)、按質(zhì)有效執(zhí)行 ;
(2)樹立問(wèn)題意識(shí),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,改善流程,解決問(wèn)題,以提高工作質(zhì)量和效率 ;
(3)提高員工工作的自主性和各級(jí)主管的管理能力,將每個(gè)部門都訓(xùn)練成一個(gè)有效的工作團(tuán)隊(duì)。
3.檢查
檢查目的有三 :
一是提早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及提早發(fā)現(xiàn)計(jì)劃目標(biāo)與執(zhí)行的差距,并及時(shí)予以解決和糾正 ;
二是防范新的問(wèn)題的產(chǎn)生,確保進(jìn)行的工作能夠達(dá)成預(yù)定的成果 ;
三是確保各部門及員工在計(jì)劃的時(shí)間內(nèi)用適當(dāng)?shù)姆椒ㄗ龊孟鄳?yīng)的工作。
OPE 管理在實(shí)施中加大了對(duì)檢查環(huán)節(jié)的管理力度,通過(guò)層級(jí)檢查制度,落實(shí)責(zé)任來(lái)保證計(jì)劃的執(zhí)行效力。具體做法是,首先在檢查層次上分為計(jì)劃執(zhí)行人自檢、直接上級(jí)檢查以及 OPE 督察部門對(duì)部門的檢查三個(gè)層次,且三個(gè)層次環(huán)環(huán)相扣,互為監(jiān)督 ;其次在檢查方法上采取例行檢查與抽查相結(jié)合的方式 ;最后,以打分方式對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià),評(píng)價(jià)結(jié)果直接與部門、個(gè)人掛鉤。實(shí)施中當(dāng)月落實(shí)到部門的獎(jiǎng)罰金額,都在人均 200 元以上,形成較為有效的激勵(lì)和約束力。
另外,為了促進(jìn) OPE 督察行為的公正性和規(guī)范化,同時(shí)彌補(bǔ)信息量不足,吳忠儀表還廣開信息渠道,設(shè)立領(lǐng)導(dǎo)接待日、意見箱、合理化建議箱等,廣泛收集員工意見和建議,爭(zhēng)取在過(guò)程中改進(jìn)、瞬時(shí)改進(jìn)。
檢查評(píng)價(jià)中還遵循以下原則 :
(1)以每月工作計(jì)劃為評(píng)價(jià)基準(zhǔn),評(píng)價(jià)每年度、每季度、每月度改進(jìn)點(diǎn)在下一年度、下一季度、下一月度的持續(xù)改進(jìn)情況,進(jìn)一步推動(dòng)管理工作的深入 ;
(2)堅(jiān)持實(shí)事求是原則,注重具體實(shí)效,強(qiáng)調(diào)以事實(shí)說(shuō)話 ;
(3)堅(jiān)持自我批判原則,不是為批判而評(píng)判,而是為保證工作目標(biāo)的優(yōu)化和提高而檢討工作中的失誤與不足。這樣不但增強(qiáng)了公司的執(zhí)行力,而且有效促進(jìn)了員工良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成,并使各項(xiàng)工作都在預(yù)定軌道上有序進(jìn)行。
4.總結(jié)
在 OPE 管理中,總結(jié)被提到相當(dāng)重要的地位??偨Y(jié)工作不但被納入檢查環(huán)節(jié),還同評(píng)價(jià)工作結(jié)合起來(lái),作為部門、個(gè)人績(jī)效考評(píng)的依據(jù)。其目標(biāo)要求是能夠?qū)τ?jì)劃、執(zhí)行、檢查過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和偏差予以分析,并提出改進(jìn)方法和措施 ;使各級(jí)責(zé)任人不斷反省、思考、改善自己工作的成效,促成員工個(gè)人素質(zhì)的不斷提高,推進(jìn)整個(gè)企業(yè)素質(zhì)和績(jī)效的提高。
為了使總結(jié)工作真正落到實(shí)處,公司于月末、年終采取總結(jié)評(píng)議會(huì)的形式對(duì)此項(xiàng)工作加以推進(jìn)。特別是對(duì)公司中高級(jí)管理者的總結(jié)評(píng)議會(huì),由 OPE 督導(dǎo)小組組織,總經(jīng)理、各副總、各部門第一責(zé)任人及其直接下級(jí)代表、業(yè)務(wù)下級(jí)代表參加會(huì)議。會(huì)議中,各部門第一責(zé)任人不僅要對(duì)本部門當(dāng)期的工作目標(biāo)完成情況進(jìn)行總結(jié)和自我評(píng)價(jià),還要虛心接受來(lái)自評(píng)議各方的建議和意見。針對(duì)本部門工作中的失誤、不足和評(píng)議方提出的建議和意見,各部門第一責(zé)任人要提出改進(jìn)方法和目標(biāo),并作為本部門下期工作重點(diǎn),列入重點(diǎn)受檢、監(jiān)督對(duì)象。這樣長(zhǎng)期堅(jiān)持下來(lái),各級(jí)部門、員工對(duì)自身工作的每一點(diǎn)細(xì)微改進(jìn),匯總起來(lái)都成為企業(yè)組織績(jī)效目標(biāo)與執(zhí)行力改善的一大步,以及改善與各部門之間流程的協(xié)調(diào)配合,提高整個(gè)組織的工作效率。
三、OPE 管理推進(jìn)層次及組織
為了有效推進(jìn) OPE 管理,吳忠儀表一改過(guò)去公司一統(tǒng)到底的做法,采用了層層分解、層層落實(shí)、層層負(fù)責(zé)的層級(jí)管理,即總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)各位副總的計(jì)劃制定、分解、實(shí)施、總結(jié)改進(jìn)各環(huán)節(jié)工作提出評(píng)價(jià)意見。各副總又負(fù)責(zé)對(duì)其主管部門的計(jì)劃制定、分解、實(shí)施提出評(píng)價(jià)意見。各部部長(zhǎng)則作為本部門 OPE 第一責(zé)任人,將公司董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)的決議,以及公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、月度經(jīng)營(yíng)管理計(jì)劃分解落實(shí)并督促下屬實(shí)施,做到對(duì)每一項(xiàng)管理工作都有檢查、有記錄、閉環(huán)管理、確保有效。下屬部室則進(jìn)一步對(duì)工作目標(biāo)進(jìn)行分解落實(shí),督導(dǎo)實(shí)施。另外,吳忠儀表還在組織上對(duì)OPE 的推進(jìn)工作予以保障。公司成立 OPE 管理推進(jìn)督導(dǎo)組,由總經(jīng)理掛帥,企業(yè)管理部派專人負(fù)責(zé) OPE實(shí)施辦法的制訂、工作推動(dòng)、過(guò)程監(jiān)控和考核評(píng)價(jià),還邀請(qǐng)外部管理專家、教授參與其中,為 OPE 管理的改進(jìn)與完善出謀劃策。
四、OPE 實(shí)施流程(以月度計(jì)劃為例)
流程說(shuō)明(見圖 2):
1.每月 25 日前,總經(jīng)理、各副總、公司管理本部根據(jù)企業(yè)總體方針目標(biāo),根據(jù)各自的職責(zé),以及公司董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)的決議要求,及各部門反映的工作問(wèn)題、建議等,提出下月工作重點(diǎn)安排。
2.每月 28 日前,各部門第一責(zé)任人確認(rèn)本部門本期工作并按規(guī)范格式編制本部門工作分解落實(shí)計(jì)劃表。
3.每月 30 日前,各部門通過(guò)公司局域網(wǎng)將本部門工作分解落實(shí)計(jì)劃表上報(bào)主管副總和企業(yè)管理部審核確認(rèn)。不合格的返回部門重新修改上報(bào)。
4.每月 3 日前,企業(yè)管理本部下發(fā)經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)的公司經(jīng)營(yíng)管理工作計(jì)劃,即宣告各部門工作計(jì)劃生效,并以此作為當(dāng)月考核的依據(jù)。
5.各部門工作進(jìn)入 PDCA 循環(huán),并通過(guò)下屬部室及個(gè)人工作計(jì)劃的層層分解落實(shí),使每一項(xiàng)工作都做到閉環(huán)管理、確保生效。公司OPE 督導(dǎo)組對(duì)各部門第一責(zé)任人的工作目標(biāo)落實(shí)情況進(jìn)行檢查、評(píng)價(jià)。檢查中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,隨時(shí)糾偏。
6.各部門第一責(zé)任人及時(shí)對(duì)本部門當(dāng)月工作進(jìn)行總結(jié)與評(píng)議,未完成的計(jì)劃進(jìn)入下月工作目標(biāo)安排,繼續(xù)進(jìn)行 PDCA 循環(huán)。公司OPE 督導(dǎo)組負(fù)責(zé)組織公司當(dāng)月重點(diǎn)工作計(jì)劃執(zhí)行情況的評(píng)議與總結(jié)。
五、OPE 管理評(píng)價(jià)結(jié)果的激勵(lì)
OPE 管理考核實(shí)行百分制,公司根據(jù)考核結(jié)果即分值進(jìn)行排序。度考核公開排序結(jié)果,排名末尾的部門將在總結(jié)評(píng)價(jià)會(huì)上受到總經(jīng)理的點(diǎn)名批評(píng) ;年度考核排序后,對(duì)前三名與后二名分別按一定比例與部門工資總額掛鉤,兌現(xiàn)部門獎(jiǎng)金或罰金。部門內(nèi)部也相應(yīng)根據(jù)考核結(jié)果兌現(xiàn)個(gè)人獎(jiǎng)罰。作為第一責(zé)任人的部長(zhǎng)和相關(guān)責(zé)任人的主管副總獎(jiǎng)罰程度將是該部門人均的 4 倍和 3 倍。
除了現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)以外,OPE 考核排名結(jié)果還與個(gè)人晉級(jí)、評(píng)優(yōu)、晉升職稱等相關(guān)聯(lián),不論員工還是主管,只要連續(xù)三個(gè)月排名末位,就取消當(dāng)年一切晉級(jí)、晉升、評(píng)優(yōu)的資格,連續(xù)六個(gè)月排名末位將被調(diào)崗。物質(zhì)加精神的激勵(lì)機(jī)制使各級(jí)各類員工都不同程度地感受到了壓力和動(dòng)力,并在公司營(yíng)造出一種積極向上的氣氛。
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